Ao longo desses últimos anos é crescente a preocupação das organizações em ter sua base de cadastro de bens patrimoniais organizada e atualizada. Esta movimentação é fomentada pelo fato das empresas buscarem estar em conformidade com as exigências e diretrizes especificados pelas normas e pronunciamentos contábeis vigentes e de obterem pareceres positivos em procedimentos de auditorias interna e externa.

Além disso, a importância de se ter uma base de cadastro de ativos organizada é o primeiro passo para avançar com os procedimentos contábeis CPC01 – Recuperação do Valor Recuperável de Ativos e CPC27 – Ativo imobilizado, entre outras situações.

Dependendo do segmento de negócio em que a organização está inserida e complexidade dos ativos envolvidos, para a realização de um inventário patrimonial é imprescindível o entendimento correto de sua estrutura de controle patrimonial para a tratativa mais apropriada das particularidades apresentadas pelos bens patrimoniais.

Nossa abordagem prevê identificar na fase que antecede o inicio dos trabalhos de campo, os tipos de ativos que serão alvo de inventário e definir, baseado no escopo de serviço contratado, o nível de detalhamento das informações a respeito do bem que serão coletadas em campo aderente ao formato de controle físico a ser aplicado. É imprescindível que os tipos de bens patrimoniais a serem inventariados sejam definidos nesta fase.

Ainda na fase planejamento, considerando que as atividades de inventário são desenvolvidas em campo, no ambiente da organização, damos ênfase à questão de que nossa equipe de inventário deva estar atenta em desenvolver um trabalho que tenha a menor interferência possível na rotina diária da organização e que seja desenvolvido em consonância com os controles e normas de segurança vigentes adotados pela empresa. Outro aspecto importante que tratamos na fase de planejamento é quanto aos procedimentos de controle das movimentações dos bens ao longo do inventário e divulgação interna pela organização sobre a execução deste serviço, considerando que o inventário patrimonial é uma tarefa que demanda tempo e é sensível a essas movimentações.

Existem várias abordagens quanto ao formato de coleta de dados em campo a respeito do bem e controle físico dos bens. Adiante, destacamos as mais empregadas, que diferem em termos de custo, precisão, e tempo de execução.

• Quanto à coleta de dados: A coleta de dados pode ser feita por meio de dispositivos ou coletores de dados ou através de apontamento em planilhas de inventário impressas, ou a combinação dos dois meios. A escolha do método será validada na fase de planejamento conforme identificado o melhor meio de coleta.
• Quanto à identificação dos bens patrimoniais: O formato mais usado pelas empresas, considerando o aspecto custo-benefício, é por meio de fixação de etiquetas metálicas (podendo ser alumínio anodizado ou aço inox), auto adesivas (mais comuns) ou com furação para aplicação de rebite (casos muito específicos), com impressão da logo marca da empresa, numeração sequencial não repetida e código de barras.

No processo de apontamento dos dados relacionados aos bens são verificados e coletados:

• Etiqueta Patrimonial: Refere-se à fixação de etiquetas patrimoniais codificadas nos bens patrimoniais e posterior leitura da numeração correspondente. Este procedimento é aplicável somente em bens corpóreos que permitam a utilização deste recurso. Outras situações serão alvo de tratativas diferenciadas conforme situação apurada.
• Local físico: Associa o bem ao local em que foi localizado ou encontra-se instalado. É feito por meio de mapeamento dos setores, áreas (operacionais e de risco, no caso de seguros), centros de custos, departamento, entre outros. Adicionalmente, para ambientes industriais, quando há disponibilidade deste controle pelas áreas de manutenção ou engenharia, ou através de plantas de fluxogramas, indica-se o local da instalação do equipamento (TAG).
• Descritivo do bem: Adota-se uma descrição padronizada, partindo-se de uma descrição sumarizada, complementada por dados como tipo, marca ou fabricante, modelo, características relevantes (capacidade, dimensões, material, etc.), número de série, ordem de serviço ou desenho ou pedido (geralmente encontrado em placas de equipamentos).
• Condições físicas de uso ou estado de conservação: Estabelecido a partir de constatação visual externa, utilizando-se uma convenção padronizada como referência de enquadramento.
• Fotografias: Procedimento recomendado (mediante aprovação do cliente) para geração do book de fotos dos bens inventariados, podendo abranger parcialmente ou a totalidade dos bens.